Nur Nutzer mit den Rollen Inhaber, Admin oder Personalwesen können auf die Personalakte zugreifen. Damit Mitarbeiter mit der Rolle Admin oder Personalwesen Zugriff erhalten, muss der Inhaber diesen zunächst im jeweiligen Benutzerprofil freigeben.
Wo kannst du dies als Inhaber einstellen? Hierfür gehst du in das Nutzerprofil des Mitarbeiters > "Basisdaten" > "Personalakte" und setzt das Häkchen bei "Dieser Nutzer darf auf die Personalakte zugreifen".
Die digitale Personalakte enthält alle Stammdaten wie Name, Adresse oder Kontaktdaten. Zusätzlich stehen Felder für Vertragsdaten, Lohnbuchhaltung, Bankdaten und zu den Gehältern zur Verfügung. Hier kannst du auch eine Historie abbilden.
Um die Daten zu bearbeiten, gehe auf den Reiter "Personalakten" und wähle den entsprechenden Mitarbeitenden aus. Anschließend kannst du die Felder nach deinen Wünschen befüllen.
Natürlich kannst du in den verschiedenen Bereichen zu vielen Feldern auch Dateien hochladen und diese - falls gewünscht - für deine Mitarbeitenden freischalten. Hierzu klickst Du auf das durchgestrichene Auge-Symbol in schwarz. Sobald dieses grün angezeigt wird, ist das Dokument für den Mitarbeiter in seinem Profil sichtbar. Selbstverständlich erhält der Mitarbeiter auch eine E-mail, dass Dokument für ihn hochgeladen wurden.
Der Mitarbeiter findet die dort hochgeladenen Dokumente in seinem Nutzerprofil unter "Dokumente" > "Personalakte". Hier stehen sie ihm zum Download in Unterordnern zur Verfügung, gemäß der Bereiche und Felder, in denen du sie hochgeladen hattest.
Viel Spaß mit unserer Lösung!
Euer Team von absence.io
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