Wie kann ich Teilzeitkräfte in absence.io richtig abbilden?

Du möchtest sicherstellen, dass Urlaub bei Teilzeit-Mitarbeitenden korrekt erfasst wird? In absence.io gibt es dafür verschiedene Möglichkeiten – je nachdem, wie ihr intern arbeiten möchtet. Hier zeigen wir dir die gängigsten Optionen mit ihren Vor- und Nachteilen – plus wichtige Hinweise zur Berechnung von halben Tagen und Urlaubsansprüchen.

🧱 So rechnet absence.io Urlaubstage

Grundsätzlich rechnet absence.io immer mit vollen Kalendertagen – unabhängig von der Anzahl der Stunden, die an diesem Tag gearbeitet wird.

Beispiel: Eine Teilzeitkraft arbeitet an 5 Tagen pro Woche jeweils 4 Stunden.
Das System betrachtet jeden dieser Tage als vollen Arbeitstag – genauso wie bei einer Vollzeitkraft.

⚠️ Wichtige Hinweise zur Berechnung

Halbe Urlaubstage: 

Achtung bei Arbeitszeiten vor 12 Uhr. absence.io verwendet standardmäßig 12:00 Uhr (Mittag) als Grenze für halbe Urlaubstage. Das bedeutet:

• Wenn jemand z. B. nur vormittags (z. B. 08:00–12:00 Uhr) arbeitet, kann ein halber Urlaubstag alle Stunden abdecken (bei aktiviertem Modul Tim Tracking), obwohl inhaltlich ein ganzer freier Tag entsteht.

Anpassung des Urlaubsanspruchs erfolgt nicht automatisch:

Wenn sich der Arbeitsplan einer Person ändert (z. B. von 5 auf 3 Arbeitstage pro Woche), passt absence.io nicht automatisch den hinterlegten Urlaubsanspruch an.

👉 In diesem Fall musst du eine neue Kontingentregelung mit dem angepassten Urlaubsanspruch erstellen
und diese gezielt dem betroffenen Mitarbeitenden neu zuweisen.

✅ Option 1: Urlaub wie bei Vollzeitkräften hinterlegen

Damit die Abzüge im System „stimmen“, kannst du der Teilzeitkraft den Urlaubsanspruch einer Vollzeitkraft hinterlegen (z. B. 24 statt 12 Tage). Das bedeutet:

• Pro Urlaubstag wird ein ganzer Tag abgezogen

• Der Urlaubstag entspricht dem tatsächlichen Arbeitstag (egal wie viele Stunden)

• Vorteil: Einfachere Handhabung für User und Genehmiger

⚠️ Wichtig bei zusätzlichem Modul Zeiterfassung:
Wenn du dich für diese Variante entscheidest, sollte die Teilzeitkraft immer ganze Tage beantragen – keine halben. Denn bei einem halben Urlaubstag (vor 12 Uhr) wäre theoretisch der komplette Arbeitstag abgedeckt, obwohl nur 0,5 Tage abgezogen werden.

Tipp:

Aktiviere in den Einstellungen des Urlaubstyps die Option „Erfordert ganze Tage“.
So kann der/die Mitarbeitende keine halben Tage beantragen. Falls du diese Einschränkung nur für Teilzeitkräfte willst, kannst du einen eigenen Urlaubstyp erstellen, z. B. „Urlaub – Teilzeit“.
Dort aktivierst du die Option „Erfordert ganze Tage“, während Vollzeitkräfte weiterhin auch halbe Tage beantragen können.

✅  Option 2: Reduzierter Urlaubsanspruch (z. B. 12 Tage)

Alternativ kannst du den Urlaubsanspruch der Teilzeitkraft direkt proportional kürzen (z. B. 12 Tage statt 24). Das bedeutet:

• Die Teilzeitkraft muss für z. B. eine Woche Urlaub 5 halbe Tage einreichen

✅ Vorteile:

• Keine Gefahr einer „Übernutzung“ durch halbe Tage

• Klar nachvollziehbar, da Urlaubsanspruch proportional angepasst ist

❌ Nachteile:

• Mehr Aufwand für die Mitarbeitenden, da sie bei Urlaub über mehrere Tage mehrere Anträge pro Tag stellen müssen

• Wenn mit dem Modul Zeiterfassung gearbeitet wird, muss die Arbeitszeit vor 12 enden (siehe Hinweise zur Berechnung)

✅ Option 3: Urlaub in Stunden hinterlegen

Wenn ihr den Urlaub besonders präzise verwalten möchtet, könnt ihr das Urlaubskontingent auch direkt in Stunden statt in Tagen anlegen. Das eignen sich besonders gut bei Teilzeitstellen von bspw. 60%, 35% und unterschiedlichen Arbeitszeiten pro Tag. 

Zum Beispiel:
Hat ein Mitarbeiter 30 Urlaubstage im Jahr und arbeitet täglich 8 Stunden, entspricht das 240 Stunden Urlaub pro Jahr. Den Urlaub kann er dann in Stunden beantragen. 

Hierfür müsstet ihr neben dem normalen Urlaubskontingent in Tagen ein weiteres in Stunden aktivieren (Einstellungen - Abwesenheitsverwaltung - Kontingente).

Wichtig:
Aktiviert im verknüpften Abwesenheitstyp die Einstellung „Geplante Arbeitszeiten aus dem Arbeitsplan berücksichtigen“. Diese findet ihr in den globalen Einstellungen - Abwesenheitsverwaltung - Abwesenheitstyp - "Name eures Abwesenheitstyps". So wird bei einer mehrtägigen Abwesenheit automatisch die jeweils hinterlegte Stundenzahl aus dem Arbeitsplan berücksichtigt.

Bei Fragen hilft dir unser Support-Team gerne weiter: [e-mail]
 

Viel Erfolg beim Einrichten! Dein Team von absence.io 💙