Einstellungen im Workflow (Reisekosten)

Hier kannst du die Einstellungen für den Abrechnungs- und Belegfluss verwalten. Dort finden du auch „Erweiterte Einstellungen“, in denen beispielsweise die Buchungswährung bestimmt und festgelegt werden kann, sodass die MwSt. für ausländische Belege nicht gebucht wird.

Zahlungsdokumentation verwenden:

Admins erhalten die Möglichkeit, gesendete Abrechnungen als bezahlt zu markieren und eine Zusammenfassung pro Benutzer für ausgewählte Abrechnungen zu erhalten, wenn "Zahlungsüberblick" ausgewählt wird. Im Menüpunkt "Abrechnungen" auf der linken Seite erscheint nach der Aktivierung dann als letzter Schritt der Reiter "Bezahlt". Damit diese in dem letzten Schritt landen, muss die Abrechnung manuell auf "als bezahlt markieren" geklickt werden. 

Administratoren erlauben, Abrechnungen zu bearbeiten:

Admins und Genehmiger können Bruttowerte und Zahlungsmethoden in Ausgabenabrechnungen ändern, nachdem sie eingereicht wurden. Benutzer kann Änderungen im Anhang einsehen. 

 

Verifizierungsnummer verwenden: 

Kontrollnummer auf Belege ein- oder ausschalten. Wenn die Kontrollnummer verwendet wird, erhält jeder Benutzer eine neue Nummer für jede Ausgabe (vor dem abfotographieren), die auf den Beleg gedruckt wird.

 

Einzelausgabe erstellen:

Erlaubt dem Benutzer eine Ausgabe ohne eine Abrechnung zu übermitteln. Die Einzelausgabe wird ebenfalls an den Genehmiger und Admin gesandt. 

 

Prüfungsmodus benutzen:

Der Admin hat die Möglichkeit die Abrechnungen zu nach der Genehmigung oder davor nochmal zu überprüfen und Änderungen vornehmen (bevor er sie mit OK markiert). Die Abrechnungen sind dann unter "Abrechnungen" - "Überprüfung" verfügbar.

 

Abrechnungsnummernserie:

Hier wird eine Nummer für Mitarbeiter oder Organisation erstellt und in der Ausgabenabrechnung angezeigt.

 

Erweiterte Einstellungen

Wenn du im gleichen Fenster nun auf Erweiterte Einstellungen gehst, kannst du folgende Optionen konfigurieren:

 

Währung der Abrechnung:
Lege fest, in welcher Währung Ausgabenberichte für dein Unternehmen erstellt werden sollen.

Anpassung des Wechselkurses:
Hier kannst du einen Prozentsatz hinterlegen, der automatisch auf den Wechselkurs angewendet wird – entweder als Aufschlag oder Abschlag – wenn ein Nutzer eine Ausgabe in einer Fremdwährung einreicht.

Maximale Anzahl an Ausgaben pro Bericht:
Lege fest, wie viele Ausgaben ein Nutzer maximal in einem Bericht einreichen darf (z. B. maximal 5 Aufgaben pro Bericht).

Keine Steuerberechnung bei Auslandsausgaben:
Aktiviere diese Option, wenn für Ausgaben im Ausland keine Umsatzsteuer berücksichtigt werden soll.

Abbruch bei Fehlern beim Sammelversand:
Wenn du mehrere Berichte auf einmal verarbeiten willst und einer davon einen Fehler enthält, wird der gesamte Vorgang gestoppt, damit keine fehlerhaften Daten verarbeitet werden.

So kannst du deine Berichterstattung noch genauer auf eure Prozesse und Anforderungen abstimmen.

Dein Team von absence.io!