Wie richte ich Dimensionen ein? Zum Beispiel für Kostenstellen-/Projektverfolgung

Die Funktion „Dimensionen“ kann auf viele verschiedene Arten und Weisen genutzt werden:

• Kostenstellen
• Projekte
• Kostenarten

Dieser Artikel vermittelt dir grundlegendes Wissen darüber, wie man Dimensionen einrichtet und verwendet. Er gibt dir hoffentlich auch Ideen, wie du als Administrator die Dimensionen anpassen kannst, um sie an die Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen.

Dimension hinzufügen

Um eine Dimension hinzuzufügen, gehe zu Einstellungen > Ausgabenmanagement > Dimensionen und klicke auf Dimension hinzufügen.

Konfiguration bearbeiten

Nun ist es an der Zeit, die Einstellungen für deine neue Dimension zu definieren.

• Beschreibung: Wähle eine Beschreibung (z.B. Kostenstelle) für die Dimension.

• Art: Bestimme, welchen Typ von Dimension du verwenden möchtest.

  • Text: Der Benutzer gibt einen beliebigen Textwert ein.
  • Liste: Der Benutzer wählt einen Wert aus einer Liste aus.
  • Durchsuchbare Liste: Der Benutzer kann nach einem Wert suchen oder einen Wert aus der Liste auswählen.

• Start- und Endzeiten für Dimensionswerte verwenden (Kontrollkästchen, das nur sichtbar ist, wenn du eine durchsuchbare Liste oder Liste als Typ wählst): Es ist möglich, ein Start- und Enddatum für einen Dimensionswert festzulegen. Dies kann beispielsweise verwendet werden, um zu verhindern, dass ein Benutzer ein abgeschlossenes Projekt auswählt.

• Ebene: Du kannst die Dimension entweder einem gesamten Bericht oder einer Ausgabe zuordnen.

  • Abrechnungsebene: Die Dimension wird für den gesamten Bericht auf Abrechnungsebene gewählt.
  • Ausgabenebene: Du wählst die Dimension für jede Ausgabe im Bericht.

• Dimension nicht aktiviert: Die Dimension sollte nicht verwendet werden und du möchtest sie behalten, aber deaktivieren.

• Standardwert für: Du kannst einen Wert in der Dimension als Standard festlegen.

  • Benutzer: Weise jedem oder ausgewählten Benutzern einen voreingestellten Wert zu.
  • Kategorie: Weise jeder oder ausgewählten Ausgabenkategorien einen voreingestellten Wert zu.
  • Kein Standardwert: Der Wert wird vom Benutzer eingegeben.

• Benutzer kann voreingestellten Wert ändern (Kontrollkästchen, das nur sichtbar ist, wenn du einen Standardwert für den Benutzer oder die Abteilung auswählst): Wenn du dem Benutzer erlauben möchtest, den Wert zu ändern, obwohl du einen Standardwert festgelegt hast.

• Dimension ist für Endbenutzer sichtbar (Kontrollkästchen): Du entscheidest, ob die Dimension für den Benutzer sichtbar sein soll oder nicht. Du kannst unter „Mehr Eingabefelder verwalten“ festlegen, ob die Dimension obligatorisch sein soll. Beachte auch, dass dieses Kontrollkästchen nicht angezeigt wird, wenn du einen Standardwert ausgewählt hast.

• Verwende diese Dimension im Empfängerfilter (Kontrollkästchen): Wähle, ob du die Dimension im Empfängerfilter verwenden möchtest (dann die Einstellungen unter Einstellungen > Ausgabenmanagement > Integrationen und Wähle Ausgabenarten aus, die für jeden Berichts-Empfänger einzuschließen sind). Wenn du dies tust, kann die Dimension in eine separate Ausgabedatei exportiert werden.

• Dimensionswerte ausblenden (Kontrollkästchen): Wenn es an der Zeit ist, Werte für die Dimension hinzuzufügen (nächster Schritt), kannst du hier wählen, ob du nur die Beschreibung des Wertes und nicht den spezifischen Wert für den Benutzer anzeigen möchtest.

• Konfiguriere, wie diese Dimension in den Berichts-Empfänger-Ausgaben zugeordnet wird (nur sichtbar, wenn du eine Integration hast, bei der du eine Zuordnung vornimmst): Wähle aus, wie die Dimensionen in den Berichts-Empfänger-Ausgaben zugeordnet werden sollen.

Wenn du deine Einstellungen definiert hast, speichere die Dimension.

Werte bearbeiten

Nachdem du deine Dimension konfiguriert und dich entschieden hast, Werte zu deiner Dimension hinzuzufügen, ist es jetzt an der Zeit, die Werte hinzuzufügen. Wenn du den Typ Freitext ausgewählt hast, sind die Grundeinstellungen für deine Dimension jetzt abgeschlossen und die Benutzer können das Freitext-Eingabefeld sehen, wenn sie eine Ausgabe oder einen Bericht erstellen (abhängig davon, welche Ebene du gewählt hast).

Um Werte hinzuzufügen, klicke auf die „drei Punkte“ auf der rechten Seite der erstellten Dimension. Wähle Werte bearbeiten aus der Dropdown-Liste aus.

Im neuen Pop-up-Fenster klicke auf Neu erstellen, und es wird eine neue Zeile hinzugefügt, in der du den Wert eintragen kannst. Füge einen Wert, eine Beschreibung des Werts sowie ein Start- und Enddatum für den Wert hinzu (falls du diese Einstellung im Konfigurationsabschnitt gewählt hast).

Jetzt hast du die Dimensionen eingerichtet und kannst sie für verschiedene Zwecke nutzen.

• Buchung von Ausgaben/Ausgabenberichten nach Dimensionen
• Einrichtung eines Genehmigungsprozesses mithilfe von Dimensionen
• Füge Dimensionen zu Kategorien hinzu: Falls du beispielsweise einen Ausgaben-Code mit einer Ausgabenkategorie in deinem Berichtsempfänger (in einem separaten Feld von der Ausgabenkategorie) verbinden musst, könnte es sinnvoll sein, dafür eine Dimension hinzuzufügen und den Standardwert auf der Kategorie festzulegen.
• ... frei für die Bedürfnisse deines Unternehmens zu nutzen

Viel Spaß mit unserer Lösung!

Euer Team von absence.io