Reisekosten - Genehmigungsprozess einrichten

absence.io Reisekosten bietet Dir verschiedene Möglichkeiten, Genehmigungsprozesse individuell zu gestalten – ganz nach den Bedürfnissen Deines Unternehmens. In diesem Artikel zeigen wir Dir die Grundlagen der Genehmigungseinstellungen und geben Dir Schritt-für-Schritt-Anleitungen für typische Anwendungsfälle. Bevor Du mit der Einrichtung starten kannst, musst Du sicherstellen, dass die Genehmigungsfunktion aktiviert ist:

Gehe dazu in den Marketplace (Admin Ansicht) und aktiviere dort die Option Genehmigung im Modul „Reisekosten“.

👀 Die Genehmigungsübersicht im Überblick

Lass uns zunächst einen Blick auf die Standardseite der Genehmigungseinstellungen werfen. Hier findest Du drei zentrale Bereiche, mit denen Du Deinen Genehmigungsprozess steuern kannst:

1️⃣ Genehmigungseinstellungen

2️⃣ Genehmigungsstruktur 

3️⃣ Temporäre Genehmiger

1️⃣ Genehmigungseinstellungen

Anzahl der erforderlichen autorisierten Genehmiger

In vielen Fällen reicht eine einzelne Genehmigung aus – jedoch ist es in Unternehmen auch üblich, dass mehrere Personen in den Genehmigungsprozess eingebunden sind.

Beispiel: 

Du arbeitest im Vertrieb. Deine Ausgaben müssen zuerst vom Sales Manager genehmigt werden.
Anschließend erfolgt die finale Genehmigung durch die Geschäftsführung (CEO).

👉 In diesem Fall gibt es 2 Genehmigungsschritte mit zwei unterschiedlichen Personen.
Du kannst in absence.io bis zu 3 Genehmigungsstufen einrichten.

 

Nicht autorisierte Genehmiger einschließen

Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten alle in der Genehmigungskette hinterlegten Personen eine Benachrichtigung – auch wenn sie eigentlich nicht autorisiert sind, den Betrag freizugeben.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter reicht einen Bericht über 250 € ein. Der erste Genehmiger hat jedoch nur ein Limit von 200 €. Trotzdem bekommt diese Person die Anfrage zur Genehmigung.

• Mit aktivierter Option:
  Genehmiger 1 sieht die Anfrage und genehmigt. Danach geht der Bericht weiter an Genehmiger 2, der keine Limitierung hat und somit final genehmigen kann.

• Ohne aktivierte Option:
  Der Bericht würde direkt an Genehmiger 2 gehen – Genehmiger 1 würde nicht benachrichtigt werden.

Standard-Genehmiger 

Der Standard-Genehmiger erfüllt zwei wichtige Zwecke:

1. Eine zentrale Genehmigungsperson
   → Wenn nur eine Person alle Ausgaben genehmigen soll, kannst Du diese hier direkt eintragen (→ siehe Schritt-für-Schritt-Anleitung).

2. Fallback bei fehlendem Genehmiger
   → Falls für einen Mitarbeiter kein gültiger Genehmiger hinterlegt ist (z. B. durch Wechsel oder Löschung), wird der Bericht automatisch an den Standard-Genehmiger weitergeleitet.

Beispiel:

Ein Nutzer war als Genehmiger einer Abteilung eingetragen, wird aber entfernt – ohne dass ein:e neue:r Genehmiger bestimmt wurde. absence.io erkennt, dass kein gültiger Genehmiger vorhanden ist und sendet den Bericht automatisch an den Standard-Genehmiger.

2️⃣ Genehmigungsstruktur

Dies bezieht sich in der Regel auf Abteilungen – z. B. die Finanzabteilung oder den Vertrieb. Jeder Nutzer kann einer Abteilung zugeordnet werden. Es ist jedoch auch möglich, eine Dimension als Grundlage für die Genehmigungsstruktur zu verwenden. Einige Unternehmen nutzen Kostenstellen anstelle von Abteilungen als Grundlage für die Genehmigung. In diesem Fall wird die Ausgabe basierend auf der vom Nutzer ausgewählten Kostenstelle vom entsprechenden Genehmiger freigegeben. Es ist ebenfalls möglich, Organisationsstruktur und Dimensionen zu kombinieren. In diesem Artikel wird dir gezeigt wo und wie du eine Organisationstruktur festlegst. 

Beispiel:
Jeder Mitarbeitende gehört zu einer Abteilung, aber das Unternehmen arbeitet gleichzeitig an vielen Projekten. Dann kann eine Dimension mit dem Namen "Projekte" angelegt werden. Die Nutzenden wählen dann aus einer Liste laufender Projekte das passende aus. Jedes Projekt hat seinen eigenen Genehmiger.

Wird kein Projekt ausgewählt (Feld bleibt leer), erfolgt die Genehmigung über den Genehmiger der zugehörigen Abteilung.

3️⃣ Temporäre Genehmiger

Wenn ein Genehmiger im Urlaub ist oder aus anderen Gründen abwesend, kann ein temporärer Genehmiger einspringen und seine Rolle übernehmen. Wenn du das Dropdown Menü öffnest bei "Endanwendern erlauben, einen temporären Genehmiger auszuwählen" erscheinen folgende Optionen: 

Nein:
Ein Genehmiger darf keinen temporären Genehmiger hinzufügen.

Nur von Genehmigern mit gleichem oder höherer Genehmigungsgrenze:
In diesem Fall kann der Genehmiger aus anderen Genehmigern mit demselben oder einem höheren Freigabelimit auswählen.

Ja, von allen Mitarbeitenden:
Der Genehmiger kann jede beliebige Person im Unternehmen als temporären Genehmiger auswählen.

Viel Spaß mit unserer Lösung!
Dein Team von absence.io