Gastos de viaje - para administradores

Introducción

¿Estás dispuesto a crear tus gastos de viaje y viáticos de manera rápida y fácil con absence.io, incluyendo informes y exportación en DATEV u otros programas de finanzas usuales? Entonces, ¡empecemos ya y configuremos vuestra cuenta en pocos pasos!

Actualmente, nuestra herramienta está optimizada para los siguientes países: España,Reino Unido, Alemania, Dinamarca, Finlandia, Noruega y Suecia. Las funciones fiscales de nuestra herramienta están hechas a medida para las regulaciones de dichos países. 

Para llegar a la vista de administrador, primero haz clic en en el botón "vista extendida" y luego al .... de administrador:

Ahora te encuentras en el modo de organización de nuestro módulo de gastos de viaje y puedes configurarlo paso a paso.

Paso 1: Crear un un plan de cuentas

Haz clic en las configuraciones "Settings", luego en "Expense management" y escoge la pestaña "Integrations" para crear vuestro plan de cuentas, p.ej. según DATEV SKR04. Como alternativa, también es posible subir simplemente un plan de cuentas a través de la función de importación. A continuación, puedes definir la cuenta fiscal.

Paso 2: Crear categorías de gastos

Escoge la pestaña "Expense categories" dónde encuentras categorías predefinidas que puedes editar o borrar. Puedes agregar la cantidad de categorías que se requieren en vuestra empresa.

Paso 3: Centros de costo

En la pestaña "Dimensions" puedes crear p.ej. centros de costo y asignarlos a perfiles de usuarios, según demanda.

Paso 4: Flujo de trabajo

En la pestaña "Workflow" puedes crear un flujo de trabajo hecho a medida para vuestra empresa. Si adicionalmente quieres crear un proceso de autorización, lo puedes hacer escogiendo la pestaña "Approval" en la columna al lado izquierdo.

¡Listo!

Vuestra cuenta está configurada y - siendo usuarios - podéis empezar a enviar recibos y facturas. Siendo administrador, simplemente escoges el modo privado "Private mode" en vez de "Organization"en la parte de arriba.

Aplicación móvil

¿Quieres escanear los recibos simplemente con el Smartphone? No hay ningún problema - simplemente bájate la aplicación "absence.io expenses" en el App Store o Google Play Store. Además, actualiza la aplicación regular absence.io. Para iniciar la sesión, aprieta el botón "Expenses" en la aplicación regular, la cual te redirige correspondientemente.

Aviso: Si un usuario está desactivado, todas las configuraciones, reportes no enviados o gastos se borran permanentemente después de 90 días de inactividad.