Configurar dimensiones, p.ej. para trazar centros de costo o proyectos

La función "Dimensions" puedes usar de diferentes maneras, como p.ej. para asignar

• centros de costo
• proyectos
• tipos de costo

Aquí te explicamos cómo configurar y usar las dimensiones. Siendo administrador, también queremos ofrecerte ideas de cómo adaptar las dimensiones a los requerimientos de tu empresa.

Agregar una dimensión

Navega a la pestaña "Settings" > "Expense management" > "Dimensions" y haz clic en "Add dimension".

 

Editar la configuración

Ahora es tiempo de definir tus nuevas dimensiones.

• Descripción ("Description"): Escoge una descripción apropiada para la dimensión, p.ej. centro de costo.
• Tipo ("Type"): Determina qué tipo de dimensión quieres usar.
  • Texto ("Text"): El usuario puede ingresar cualquier texto.
  • Lista ("List"): El usuario escoge una entrada de una lista.
  • Lista de búsqueda ("Searchable list"): El usuario puede buscar por una entrada o escoger una entrada de la lista.
• Usar horas de inicio y final para los valores de dimensión ("Use start and end times for dimension values"): Esta casilla solamente es visible si has escogido como tipo una lista o una lista de búsqueda. Permite definir una fecha de inicio y fin para una dimensión, para p.ej. evitar que un usuario selecciona un proyecto ya terminado.
• Nivel ("Level"): Puedes asignar la dimensión a un informe de gastos o a un gasto individual.
  • Nivel de informe de gastos ("Report level"): La dimensión se aplica a la totalidad del informe de gastos.
  • Nivel de gastos ("Expense level"): Es posible escoger la dimensión en cada gasto del informe de gastos.
• Dimensión desactivada ("Dimension not activated"): No se debería usar esta dimensión, pero no quieres borrar, sino guardarla.
• Valor por defecto para ("Default value for"): Puedes determinar un valor como estándar en la dimensión.
  • Usuario ("User"): Puedes asignar un valor definido a un determinado usuario o a todos los usuarios.
  • Categoría ("Category"): Puedes asignar un valor preajustado a una categoría de gastos  determinada o a todas.
  • No hay valor predeterminado ("No default value"): El usuario indica un valor.
• Usuario puede modificar el valor preajustado ("User can set preset value" - Esta casilla de control solamente aparece si has seleccionado un valor estándar para el usuario o el departamento): Eso permite que el usuario puede modificar dicho valor, pese a que hayas definido un valor predeterminado.
• Dimensión visible para el usuario (casilla de control): Tú puedes decidir si la dimensión es visible para el usuario o no. Haciendo clic en "Manage input fields" (gestionar campos de entrada) puedes determinar si la dimensión es obligatoria o no. Nota: esta casilla no aparece si has seleccionado un valor estándar.
• Usar esta dimensión en el filtro del destinatario (casilla de control): Escoge si quieres usar la dimensión en el filtro del destinatario (de ser así, ir a configuraciones ("Settings") > Gestión de gastos ("Expense Management") > Integraciones ("Integrations") y selecciona los tipos de gastos que se deben incluir en cada destinatario del informe. De hacer eso, puedes exportar la dimensión en un archivo separado.
• Ocultar valores de la dimensión (casilla de control "Hide dimension values"): Si se trata de agregar valores para la dimensión (siguiente paso), puedes seleccionar aquí si solamente se indica la descripción del valor al usuario y no el valor específico.
• Configurar cómo esta dimensión está asignada en los informes del destinatario (se puede ver solamente si tienes una integración para la cuál haces una asignación): Escoge cómo las dimensiones deben asignarse a los informes del destinatario.

Una vez definidas todas las configuraciones, guárdalas en la dimensión.

Editar los valores

Si has configurado tu dimensión y decidido agregarle valores, ahora es tiempo de añadir los valores. Si has seleccionado "text" (texto), ya has finalizado las configuraciones básicas y los usuarios pueden ver el campo "text" si crean un gasto o un informe de gastos (dependiendo de qué nivel ("level") has escogido).

Para agregar valores, haz clic en los "tres puntos" al lado derecho de la dimensión creada y selecciona editar valores ("edit values") de la lista desplegable.

Se abre una ventana emergente en la que haces clic en "create new" (crear nueva entrada) y se añade una nueva linea en la que puedes inscribir el valor. Agrega un valor, una descripción de dicho valor así como su fecha de inicio y fin para (en caso de que hayas escogido esta configuración en la sección de ajustes).

Ahora has configurado las dimensiones y puedes usarlas para diferentes finalidades:

• Contabilizar gastos / informes de gastos según dimensiones
• Crear un proceso de aprobación con ayuda de dimensiones
• Añadir dimensiones a categorías: si p.ej. tienes que conectar un código de un gasto con una categoría de gastos en el destinatario del informe (en un campo separado de la categoría del gasto), podría hacer sentido agregar una dimensión para ello y definir el valor predeterminado en la categoría.
• ... usarlas libremente para los requerimientos de tu empresa.