Überstunden - und was man damit anstellen kann

Ihr nutzt unsere Zeiterfassung und über die letzten Wochen haben sich bereits einige Überstunden bei den Kolleg:innen angesammelt? Neben der einfachsten aller Lösungen - einfach nicht stempeln und damit die Stunden verringern - gibt es bei absence.io auch noch andere Lösungen, wie man die Überstunden abfeiern, ausgleichen oder ausbezahlen kann - aber wie? Wir schauen uns die Möglichkeiten einmal genauer an.

Möglichkeit 1: Abfeiern

Die erste und wohl bekannteste Möglichkeit ist das Abfeiern der Überstunden. Das heißt eigentlich nur, dass man einen Arbeitstag oder einen Teil des Arbeitstages als Freizeitausgleich bekommt und diese Stunden entsprechend vom Überstundenkonto abgezogen werden. Das geht bei uns ganz schnell und einfach mit einem eigenen Abwesenheitstypen und einem kleinen Trick!

Lege dir einen Abwesenheitstypen an (Einstellungen -> Abwesenheitstypen -> Neuen Abwesenheitstypen erstellen. 

Wichtig ist hierbei, dass dieser Abwesenheitstyp als Arbeitszeit zählt und gestempelt werden muss - denn wenn diese Stunden dann nicht stempelt werden, werden sie automatisch von eurem Überstundenkonto abgezogen und ihr habt die Zeit abgefeiert. 

Ein kleiner Trick mit großer Wirkung!

Vorteil ist, dass die Kollegen ihre Überstunden selbst verwalten und buchen können. Es ist kein extra Arbeitsschritt nötig - wenn ihr eine Genehmigung benötigt, könnt ihr auch das im Abwesenheitstypen aktivieren. 

Möglichkeit 2: Überstunden in ein Kontingent übertragen (Funktion Stundenausgleich)

(Sollen die Überstunden als zusätzliche Urlaubstage in das Urlaubskontingent übertragen werden, entfällt für dich der erste Schritt.)

1. Erstelle ein Kontingent über Einstellungen > Kontingente. Hier hast du auch die Möglichkeit das Kontingent auf stündlich umzustellen. Anschließend verbindest du das Kontingent mit einem Abwesenheitstypen, damit es auch benutzt werden kann (Einstellungen > Abwesenheitstypen: "Reduziert ein Kontingent")
2. Öffne den Reiter Stundenausgleich
3. Wähle den Zeitraum aus, welchen du ausgleichen möchtest
4. Wähle alle Nutzer aus, deren Saldo du ausgleichen möchtest
   • Unterkringelte Zahlen: In diesem Zeitraum wurde schon ein Stundenausgleich durchgeführt
   • Saldo: Überstunden, welche für den ausgewählten Zeitraum noch ausgeglichen werden können
   • Betrag: Anteil der Stunden, welche du ausgleichen möchtest. Teilbeträge sind hier möglich
5. Wähle den Button Überstunden übertragen
6. Typ: Wähle das Kontingent aus, in welches du die Überstunden übertragen möchtest und in welcher Höhe dein Übertrag stattfinden soll. z.B. Betrag 4h = 0.5 Tage Ausgleichen
7. Über die Sprechblase kannst du einen Kommentar hinzufügen, wenn gewünscht
8. Führe den Ausgleich über den Button Ausgleichen aus. Entweder per Nutzer einzeln (grüner Button) oder für die ausgewählten Nutzer gemeinsam (Button Zeile oben)

Erledigt! Die Überstunden sind nun im übertragenen Kontingent und können darüber gebucht werden.

Vorteil von Möglichkeit 2: Ihr habt die Überstunden eurer Kolleg:innen besser im Blick und könnt schneller eingreifen, wenn sich hier zu viel ansammelt. Andererseits entsteht durch die Umbuchung natürlich auch manuelle Arbeit und die Überstunden sind nicht sofort verfügbar, sondern immer erst nach dem Stundenausgleich.

Möglichkeit 3: Überstunden Ausbezahlen (Funktion Stundenausgleich)

Die dritte Möglichkeit ist das Ausbezahlen der Stunden. Die Zahlung selbst können wir euch nicht abnehmen, aber beim Ausbuchen können wir euch unter die Arme greifen. 

In diesem Fall übertragen wir die Überstunden nicht mehr auf ein Kontingent, sondern markieren diese als ausbezahlt und buchen sie somit aus dem System. (Diese Möglichkeit kann auch genutzt werden, um Überstunden zu Löschen.)

Und so funktioniert das Ganze: 

1. Öffne den Reiter Stundenausgleich.
2. Wähle den Zeitraum aus, welchen du ausgleichen möchtest
3. Wähle alle Nutzer aus, deren Saldo du ausgleichen möchtest

• Unterkringelte Zahlen: in diesem Zeitraum wurde schon ein Stundenausgleich durchgeführt
• Saldo: Überstunden, welche für den ausgewählten Zeitraum noch ausbezahlt werden können
• Betrag: Anteil der Stunden, welche du ausbezahlen möchtest. Teilbeträge sind hier möglich

4. Wähle den Button Ausbezahlen
5. Über die Sprechblase kannst du einen Kommentar hinzufügen, wenn gewünscht
6. Führe den Ausgleich über den Button Ausgleichen aus. Entweder per Nutzer einzeln (grüner Button) oder für die ausgewählten Nutzer gemeinsam (Button Zeile oben)

Erledigt! Die Überstunden sind nun ausbezahlt.

Gut zu wissen:

• Über Reports > Stundenausgleiche kannst du jederzeit nachvollziehen, welche Stundenausgleiche durchgeführt wurden – somit hast du jederzeit alles im Blick!

• Um das neue Saldo nun auch in der Zeiterfassung selbst erkennen zu können, stelle bitte hier auf „Letzter Ausgleich“ um.

Viel Spaß mit unserer Lösung!

Euer absence.io Team