Überstunden - und was man damit anstellen kann

Ihr nutzt unsere Zeiterfassung und über die letzten Wochen haben sich bereits einige Überstunden bei den Kollegen angesammelt? Neben der einfachsten aller Lösungen - einfach nicht stempeln und damit die Stunden verringern - gibt es bei absence.io auch noch andere Lösungen, wie man die Überstunden abfeiern, ausgleichen oder ausbezahlen kann - aber wie? Wir schauen uns die Möglichkeiten einmal genauer an.

Möglichkeit 1: Abfeiern

Die erste und wohl bekannteste Möglichkeit ist das Abfeiern der Überstunden. Das heißt eigentlich nur, dass man einen Arbeitstag oder einen Teil des Arbeitstages als Freizeitausgleich bekommt und diese Stunden entsprechend vom Überstundenkonto abgezogen werden. Das geht bei uns ganz schnell und einfach mit einem eigenen Abwesenheitstypen und einem kleinen Trick!

Lege dir einen Abwesenheitstypen an (Einstellungen -> Abwesenheitstypen -> Neuen Abwesenheitstypen erstellen. 

Wichtig ist hierbei, dass dieser Abwesenheitstyp als Arbeitszeit zählt und gestempelt werden muss - denn wenn diese Stunden dann nicht stempelt werden, werden sie automatisch von eurem Überstundenkonto abgezogen und ihr habt die Zeit abgefeiert. 

Ein kleiner Trick mit großer Wirkung!

Vorteil ist, dass die Kollegen ihre Überstunden selbst verwalten und buchen können. Es ist kein extra Arbeitsschritt nötig - wenn ihr eine Genehmigung benötigt, könnt ihr auch das im Abwesenheitstypen aktivieren. 

Möglichkeit 2: Ausgleichen

Ihr könnt die angesammelten Überstunden natürlich auch über unseren Stundenausgleich in ein extra dafür angelegtes Kontingent umbuchen und die Nutzer dann daraus ihre Abwesenheiten als Überstundenausgleich buchen lassen. 

Dafür müsst ihr als erstes ein neues Kontingent anlegen und aktivieren. Geht dazu auf die Einstellungen -> Kontingente und aktiviert ein ungenutztes stündliches Kontingent. Dieses Kontingent muss auch mit einem Abwesenheitstypen verbunden werden, damit es auch benutzt werden kann. 

Geht dazu auf die Einstellungen -> Abwesenheitstypen erstellen und erstellt einen neuen Abwesenheitstypen, der von dem neuen Überstundenkontingent abzieht. 

Wenn ihr diese Vorbereitungen getroffen habt, könnt ihr eure Stunden ausgleichen. Geht dazu auf den Stundenausgleich, wählt die Mitarbeiter aus und bucht die angefallenen Überstunden in das neue Kontingent. Eine genaue Anleitung dafür findet ihr HIER. 

Die gebuchten Stunden finden die Kollegen nun in ihrem Profil unter Kontingente -> Überstundenkontingent stündlich und können dieses mit dem neuen Abwesenheitstypen auch nutzen. 

Vorteil ist hierbei, dass ihr die Überstunden eurer Kollegen in regelmäßigen Abständen einmal zumindest grob im Blick habt und eingreifen könnt, wenn sich hier zu viel ansammelt. Andererseits ist es durch die Umbuchung natürlich auch viel manuelle Arbeit und die Überstunden sind nicht sofort verfügbar sondern immer erst nach dem Stundenausgleich.

Möglichkeit 3: Ausbezahlen

Die dritte Möglichkeit ist das Ausbezahlen der Stunden. Die Zahlung selbst können wir euch nicht abnehmen, aber das ausbuchen, da können wir euch unter die Arme greifen. 

In diesem Fall übertragen wir die Überstunden nicht mehr auf ein Kontingent, sondern zahlen es aus (buchen es aus dem System):

Und so funktioniert das Ganze: 

Ein User hat einen bestimmten Betrag Überstunden angesammelt und möchte sich diesen nun ausbezahlen lassen. Das heißt, die Überstunden müssen aus seinem Stundenkonto entfernt werden - nicht in ein anderes Kontingent übertragen werden. 

Wir gehen vor, wie auch bei einem Stundenausgleich, wir wählen die User aus, deren Stunden ausgeglichen werden sollen und starten den Stundenausgleich: 

Nun wählen wir statt "Überstunden übertragen" die Funktion "Ausbezahlen" aus:

Hier ist direkt ersichtlich, wie viele Stunden ausbezahlt werden können und ein Kommentar zum Vorgang kann hinterlegt werden. 

Im Eintrag kann dann jederzeit nachvollzogen werden, wie viele Stunden ausbezahlt wurden und welche Zeiteinträge damit kompensiert wurden. 

Momentan können nur die kompletten Stunden ausgezahlt oder kompensiert werden. Wir arbeiten bereits daran, dass zukünftig auch Teilbeträge ausgezahlt oder übertragen werden können. 

Über einen kleinen Trick können wir aber auch die Auszahlung von Teilbeträgen möglich machen. 

Der Überstundenausgleich setzt das Überstundenkonto immer auf Null. Wenn ihr aber nur einen Teilbetrag auszahlen wolltet, könnt ihr folgendes machen:

- Geht auf das Profil des entsprechenden Mitarbeiters und auf seine Basisdaten und Zeiterfassung. 

- Dort wählt ihr ein neues Anfangsdatum (Datum des Ausgleichs) und einen neuen Anfangsbestand (also der Betrag, der noch auf dem Konto des Kollegen verbleiben soll): 

Und schon habt ihr den Teilbetrag wieder auf dem Konto und der Kollege kann weiter sammeln. 

Diese drei Möglichkeiten habt ihr bei absence.io im Moment, um eure Überstunden zu nutzen. Wir arbeiten natürlich im Hintergrund weiter daran, die Vorgänge für euch weiter zu vereinfachen - über Feedback oder Verbesserungsvorschläge freuen wir uns jederzeit!

Viel Spaß mit unserer Lösung!

Euer absence.io Team